Preguntas Frecuentes
i. ¿Cuándo y cómo se renueva la póliza permanente?
La póliza permanente se renueva en o antes del 20 de julio de cada año, según se establece en la Ley, radicando la declaración de nómina del año fiscal finalizado.
ii. ¿Qué es una declaración de nómina para póliza permanente?
Es un informe de nóminas y otras remuneraciones pagadas por el patrono a sus empleados, del 1 de julio al 30 de junio, del año fiscal que terminó, y las estimadas a pagar para el nuevo año fiscal que comienza.
iii. ¿Qué es la nómina final?
Son los salarios, sueldos, bonificaciones y cualquier otra remuneración que el patrono pagó a sus empleados durante el período del 1 de julio hasta el 30 de junio del año fiscal culminado.
iv. ¿Qué es la nómina preliminar?
Son los salarios, sueldos, bonificaciones y cualquier otra remuneración que el patrono proyecta pagar a sus empleados durante el período del 1 de julio hasta el 30 de junio del año fiscal que ha iniciado.
v. ¿Qué es una localidad asegurada?
Es un local o sitio donde el patrono desarrolla las actividades, las cuales deberán ser informadas en la declaración.
vi. ¿Cómo añadir o eliminar una clasificación?
Debe realizarse mediante un funcionario de la CFSE. Se deberá comunicar por correo electrónico a portal@fondopr.com o visitar algunas de nuestras facilidades.
vii. ¿Cómo cancelar una póliza permanente?
Debe realizarse mediante un funcionario de la CFSE. Se deberá comunicar por correo electrónico a portal@fondopr.com o visitar algunas de nuestras facilidades.
viii. ¿Qué pasaría si solo efectúo el pago, sin rendir mi declaración de nómina?
Si efectúa el pago sin rendir su declaración de nómina, usted pudiera ser declarado patrono no asegurado en caso de que un trabajador suyo se accidente y estaría desprovisto de la inmunidad patronal. Entre los requisitos para el patrono estar asegurado se encuentra la obligación de todo patrono en radicar su declaración de nómina, en o antes del 20 de julio.
ix. ¿Qué documentos deben acompañarse con la declaración de nómina?
Del año fiscal finalizado, debe acompañar uno de los siguientes:
1. Declaración trimestral de Contribuciones de Seguro por Desempleo e Incapacidad sometida al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (septiembre, diciembre, marzo y junio).
2. Planilla Trimestral Patronal de Contribución sobre Ingresos Retenida (septiembre, diciembre, marzo y junio).
3. Employer’s Quarterly Federal Tax Return Internal Revenue Services (IRS), Forma 941 (septiembre, diciembre, marzo y junio)
Este requerimiento no será de aplicabilidad a patronos cuyas pólizas aseguren solo actividades domésticas y de mantenimiento del hogar, ni a patronos que solo cuenten con clasificaciones de propio patrono (8811, 8812, 8813, 8814, 8815, 8816, 8817).
x. ¿Qué sucede si no tengo la planilla trimestral correspondiente al período del 1 de abril al 30 de junio?
Podrá estimar ese trimestre basado en el anterior y radicar una declaración de nómina enmendada oportunamente, cuando la referida planilla trimestral sea completada y radicada.
xi. En qué riesgo clasifico mis oficiales ejecutivos, y personal gerencial, como administradores y supervisores.
Estos empleados deberán ser clasificados bajo la clave gobernante del patrono. Clave gobernante o predominante del patrono es aquella que describe con mayor exactitud a lo que se dedica el negocio.
i. ¿Qué es una certificación de vigencia?
Documento que emite la Corporación del Fondo del Seguro del Estado que certifica o da fe que el patrono ha cumplido con los requisitos establecidos por ley para estar asegurado, a la fecha de su expedición.
ii. ¿Qué propósito debo seleccionar si necesito una certificación para realizar unos trabajos o prestar unos servicios?
Deberá seleccionar “Otros” (realizar trabajos o prestar servicios).
iii. ¿Puedo solicitar una certificación de vigencia antes del 20 de julio sin haber rendido mi declaración de nómina?
No. Es requisito indispensable que el patrono cumpla con la radicación de la Declaración de Nóminas del año finalizado (1ro de julio al 30 de junio) para que la Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE) pueda emitir una certificación de Póliza de Seguro (Certificación de Vigencia).
iv. ¿Qué documentos debo incluir con mi solicitud?
Orden de Compra, Contrato, Carta de Adjudicación y Propuesta aceptada.
• ¿Cuánto cuesta la certificación de deuda? La certificación de deuda no tiene costo.
• How much does a debt certification cost? The debt certification is free.
La Certificación de Experiencia es un documento que expide la Corporación del Fondo del Seguro del Estado, con la finalidad de certificar el porciento de bonificación o recargo adjudicado a la póliza los últimos tres años fiscales. Este porciento de bonificación o recargo se computará anualmente y regirá durante el periodo de los doce meses siguientes que comenzará el primero de julio de cada año natural y terminará el 30 de junio del siguiente año, siempre y cuando dicho patrono asegurado haya acumulado un total neto de primas mayor de siete mil dólares ($7,000.00) durante los dos años anteriores al primero de julio de dicho año natural anterior. Los patronos tenedores de pólizas de prima mínima, eventuales y las clasificaciones de propio patrono, así como agencias e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico, con excepción de las Corporaciones Públicas, no quedarán comprendidos dentro del plan de clasificación basado en la Experiencia. Típicamente los patronos utilizan este documento para subastas, precalificaciones y sus propios récords.
En el Plan de Clasificación Basado en la Experiencia, se concede bonificaciones o descuentos a aquellos patronos cuyos costos son menores que la prima pagada en el periodo de los últimos 3 años excluyendo el año anterior al que se le aplica el sistema de mérito o recargos a aquellos patronos cuya prima pagada es insuficiente para cubrir los costos incurridos como consecuencia de los accidentes que han radicado en dicho periodo. La Certificación de Mérito presenta el proceso matemático por el cual se obtienen el porcentaje de bonificación o recargo, que, por disposición de Ley, se descuenta o se cobra de la prima que debe pagar el patrono en el año fiscal adjudicado. En ella se detalla la información de la póliza, total de nóminas y primas devengadas, incluyendo los accidentes radicados de ambos años base que se utilizan para el cómputo del sistema de mérito.